Le télétravail s’est imposé ces derniers mois et de nombreuses entreprises et organisations envisagent de conserver cette organisation. Le travail à distance ou depuis son domicile comporte de nombreux avantages aussi bien pour les salariés que pour leurs employeurs.
La diminution des temps de trajets et les gains en autonomie et responsabilité permettent de stimuler la productivité. Revers de la médaille, les salariés en télétravail peuvent se sentir plus isolés voire exclus de la vie de l’entreprise. Pourtant, des solutions simples peuvent vous aider à maintenir une cohésion d’équipe même en travaillant à distance. Découvrez 4 conseils dans cet article.
1/ Conservez des horaires de travail réguliers
Pour de nombreux salariés habitués aux horaires fixes, le télétravail est synonyme de liberté. Plus besoin de se lever aux aurores puisqu’avec l’élimination des trajets il est plus facile de travailler jusqu’à tard le soir. À l’inverse, d’autres personnes préfèrent se connecter tôt afin de profiter davantage de leur après-midi. D’autres encore vont choisir de rallonger la pause déjeuner pour aller faire du sport ou se ressourcer avec une sieste récupératrice !
Les possibilités sont infinies et en général tolérées par les entreprises tant que les projets et missions sont terminés dans les délais. De plus, cela permet aux employés de travailler lorsqu’ils sont les plus concentrés et productifs.
Cependant, cette liberté peut nuire au travail d’équipe. En effet, organiser des réunions ou obtenir rapidement une information alors que tout le monde a des horaires différents peut devenir un vrai casse-tête. Pour conserver une cohésion et pouvoir collaborer efficacement, essayez de conserver un minimum d’horaires en commun par jour. Pour simplifier l’organisation des réunions, vous pouvez aussi :
- proposer plusieurs dates et mettre en place un sondage accessible aux participants
- diffuser l’ordre du jour pour que tout le monde puisse préparer ses questions et remarques afin d’écourter la durée de réunion ;
- programmer des rappels automatiques
- planifier les réunions régulières ou points (par exemple chaque lundi à 10h)
- prendre des notes ou enregistrer les réunions afin que les absents puissent quand même accéder aux informations échangées.
2/ Utilisez les outils de visioconférence avec votre équipe
Lorsque vous vous réunissez avec votre équipe ou échangez en face à face avec un collaborateur, privilégiez les visioconférences (aussi appelées webconférences ou encore réunions en ligne) aux simples appels et conférences téléphoniques.
D’une part, cela vous permet d’accéder à toute la communication non verbale c’est-à-dire de percevoir toutes les réactions et expressions de votre interlocuteur lors de vos échanges.
D’autre part, les logiciels de visioconférences proposent généralement des outils collaboratifs pratiques comme :
- les tableaux blancs et annotations collaboratives pour organiser par exemple des ateliers brainstorming en ligne
- des partages d’écran et de fichier
- une messagerie instantanée d’équipe pour échanger en direct ou poser des questions pendant la réunion
- la possibilité de créer plusieurs sous-salles de conférence pour échanger en groupes réduits
- des sondages, enquêtes, questionnaires pour rendre les réunions interactives et participatives
- une accessibilité depuis les smartphones et tablettes pour pouvoir participer même quand vous êtes en déplacement.
Ces outils de collaboration en ligne et en temps réel aident à renforcer l’esprit d’équipe et la confiance. De plus, la facilité d’interaction dans une réunion virtuelle peut simplifier le transfert de données et améliorer la productivité.
3/ Parlez de vos difficultés
Le télétravail est un bouleversement structurel et organisationnel. Pour de nombreuses organisations, il a été mis en place en urgence pour faire face à la crise sanitaire et de nombreux repères sont encore à trouver.
D’après le baromètre annuel télétravail du groupe Malakoff Humanis, plus de la moitié des télétravailleurs estiment ainsi ne pas avoir bénéficié d’un accompagnement lors de la mise en place du travail à distance.
Les managers et chefs de projets doivent notamment réapprendre à gérer des collaborateurs à distance tout en veillant à leur intégration. Les formations et postes de remote manager ou manager à distance se multiplient, car cette fonction ne se limite pas aux contrôles de l’assiduité et de la productivité des travailleurs à distance. Le remote manager doit également faire attention au bien-être de ses collaborateurs et veiller à encourager leur motivation et leur participation.
Si vous vous sentez isolés ou exclus de votre équipe voire de l’entreprise, sachez que vous n’êtes probablement pas le ou la seul. N’hésitez donc pas à en faire part à vos responsables pour que des solutions organisationnelles soient mises en place rapidement.
4/ Créez un environnement de travail à distance sain
68 % des travailleurs déclarent qu’un mauvais équilibre travail-vie personnelle a un impact négatif sur le moral et la motivation au travail. Si le télétravail peut rétablir cet équilibre en permettant aux salariés de perdre moins de temps dans les trajets, il peut aussi avoir l’effet inverse.
Qui n’a jamais répondu à appel tardif parce qu’un collègue n’a pas les mêmes horaires et que son téléphone pro est resté allumé ? Qui n’a jamais été tenté de vérifier les notifications de mail urgent qui tombent dans la soirée ? En télétravail, les temps de travail et de repos peuvent se mélanger jusqu’à nuire autant à la vie familiale que professionnelle. Même pour maintenir une cohésion d’équipe, il reste indispensable de poser et respecter ses propres limites. Pour cela :
- indiquez clairement vos heures de disponibilité (par exemple sur un planning partagé ou dans la signature de vos mails)
- n’allumez pas vos ordinateurs et téléphones professionnels en dehors de vos heures et jours de travail
- même à la maison, conservez de vraies pauses café et déjeuner
- ne finissez pas vos journées plus tard sous prétexte que vous n’avez plus de temps de trajet.
Ces conseils vous permettront de limiter votre fatigue et votre stress. Au niveau de votre équipe, vous pourrez réduire les tensions et conflits en respectant les rythmes de chacun et ainsi renforcer votre cohésion.
